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Análisis del Paper "Using Electronic Procurement to Facilitate Supply Chain Integration: An Exploratory Study of US-Based Firms"

Resumen

En este paper titulado “Using Electronic Procurement to Facilitate Supply Chain Integration: An Exploratory Study of US-Based Firms” los autores presentan aspectos de gran relevancia los cuales se relacionan con el E-Procurement en el Business to Business (B2B).

El aprovisionamiento electrónico, mejor conocido como el E-Procurement es la automatización y sincronización de procesos externos e internos los cuales están directamente relacionados con la compra, el pago, el suministro, los requerimientos y el control de los productos utilizados como el medio principal de comunicación entre el proveedor y su cliente final.

En lo que consiste este concepto es en comprar y vender productos o servicios de Business to Business (B2B) o Business to Consumer (B2C) a través de internet en donde se hace más fácil el intercambio de información y datos por medio electrónico.  Con el E-Procurement los clientes tienen la posibilidad y la facilidad de buscar tanto compradores como vendedores de bienes y servicios lo cual significa que ciertas actividades de compra y de venta se pueden hacer de forma automatizada al eliminar los intermediarios y al mejorar los ciclos de manufactura. Cuando las empresas usan el E-Commerce, la mayoría de estas de igual forma están aplicando las estrategias del E-Procurement por lo que de cierta forma se puede llegar a una conclusión que estas dos estrategias van de la mano o por lo menos para que todo sea más efectivo así debería ser.

Hoy en día nos encontramos inmersos en un mundo completamente globalizado en el cual cada día surgen nuevas tecnologías de comunicación e información las cuales acortan distancias cada vez más. Con estas tecnologías las empresas han creado y han evolucionado ciertas ventajas competitivas y han adelantado oportunidades de desarrollo económico en donde cada uno de los integrantes de la cadena (empresas, clientes, etc.…) interactúa y se comunica en tiempo real, de esta forma dándole la posibilidad a cada una de las personas que se encuentran en cualquier parte del mundo a que tengan acceso a todos los beneficios que les provee la conectividad en la Red. Por esta misma razón las empresas se ven obligadas a evolucionar al mismo ritmo que el mercado cambiante que las rodea para así volverse aún mas competitivas y sobresalir entre sus oponentes. Para lograr esto, las industrias deben implementar diferentes estrategias, procedimientos y procesos tecnológicos los cuales contribuyan a la reducción de costos y tiempos relacionados con todos los diferentes flujos de información que poseen. Por esta razón es que el E-Procurement es una herramienta esencial dentro de las empresas para lograr una ventaja para el manejo de la Supply Chain, suministrando de forma instantánea y en tiempo real la información que requiere el vendedor con relación a las necesidades del cliente final.

El E-Procurement y su desarrollo dentro de una organización tiene una gran cantidad de ventajas tales como: el fácil acceso desde cualquier punto geográfico donde exista un servicio de internet sin que sea importante el hecho de que se encuentre fuera de las instalaciones de la empresa, el manejo de la información confidencial es adecuado ya que permite proteger la información estratégica del vital importancia del negocio y esta basado en la autorización del cliente y el proveedor, el manejo de la información en tiempo real con respecto a las necesidades del cliente, entre otros. Teniendo en cuenta lo anterior, se ve claramente como se aumentan los niveles productivos ya que se lleva una comunicación directa de esta forma bajando costos y teniendo una información completamente actualizada en cada uno de los canales de la Supply Chain.

Al tomar en cuenta lo que es la integración de la Cadena de Suministro, en la cual el objetivo principal es buscar que la información fluya entre cada uno de los elementos que componen a la Supply Chain, se puede ver claramente que el texto plantea la posibilidad de llevarla a cabo con una comunicación correcta entre el cliente final y el proveedor desde el momento inicial de la compra hasta el momento final de la entrega del servicio o del bien al cliente final. Para que ocurra la integración dentro de la empresa o negocio y los proveedores debe haber un muy buen flujo de información en donde el proveedor debe saber exactamente lo que el cliente requiere para que así, de esta forma pueda satisfacer cada una de las demandas y necesidades de este en cuanto a cantidad, calidad y tiempo. Es justo en ese punto cuando entra en juego la importancia del E-Procurement ya que este permite que se ejecuten los procesos vinculados con todo lo que son las compras, el suministro, la recepción y el pago de los productos utilizados usando la web como medio de comunicación. Con esto tanto el cliente como el proveedor contaran con toda la información que requieren en tiempo real conociendo el estado de los pedidos y simplificando los procesos de gestión de inventarios.

Al tomar en cuenta la tecnología manejada en el E-Procurement se puede ver claramente la utilidad que tiene este para los proveedores y para los cliente ya que lo que busca es que ambas partes manejen este tipo de tecnologías de información con el internet como el sistema principal para intercambiar datos. Con esto los proveedores pueden obtener muchos beneficios tales como la disminución de costos de transacción, la reducción de tiempos de pedidos y también tienen la ventaja al manejar catálogos personalizados de los clientes. Por el lado de los clientes, el E-Procurement acelera y facilita el proceso de compra, les da un mayor control en los procesos que se deben llevar a cabo para recibir lo que requieren, reduce los costos de operaciones y transacciones, les da una mejor visibilidad de la información de sus compras y elimina o mitiga la ejecución de transacciones que no se han acordado en acuerdos comerciales.

Análisis Crítico

En mi opinión, el E-Procurement es una herramienta de vital importancia al darle una conexión más directa y transparente entre los proveedores y los clientes ya que utiliza el negocio electrónico como un facilitador que le da a las empresas un factor muy competitivo porque busca alinear las estrategias de compra y busca desarrollar una planeación más colaborativa entre ambas partes para así poder lograr un flujo de todo tipo de información mucho más confiable y eficiente. El E-Procurement ayuda a las empresas ya que permite reducir muchos tiempos de procesamiento, cantidades de inventarios sin uso y ciertos errores. Si las empresas utilizan el E-Procurement pueden concentrar todos sus esfuerzos para crear relaciones más estratégicas y eficientes con los proveedores. Con el E-Procurement se le da un mejor manejo a la Cadena de Suministro desde cada uno de los eslabones que la componen.

Entrevista Estudio IEEE y Logistics 2050

1. 1.     Describa brevemente el cargo que desempeña en la empresa.
   2.     En este cargo en particular usted utiliza la herramienta de Internet muy a menudo para desempeñar sus tareas? Si es asi, explique brevemente como la utiliza.
   3.     El Internet es un factor logístico muy importante para la empresa en la que trabaja? Porque?
   4.     Usted considera que la E-Logistics se utiliza de forma efectiva en la empresa en la que trabaja? Porque?
   5.     Como cree usted que las herramientas de internet se podrían utilizar de mejor forma para lograr cumplir con las metas de la empresa?
   6.     Usted considera que la logística en Internet tiene un factor muy relevante hoy en día para cualquier tipo de empresa? Porque?
   7.     Si seguimos en el actual auge tecnológico y en este crecimiento desmedido, usted cree que para el año 2050 podremos lograr una prosperidad sostenible? O por el contrario nos estamos dirigiendo hacia un colapso ambiental?

Texto Caso de Taiwán

Resumiendo el texto del caso de Taiwán, éste expone el gran crecimiento que han visto las empresas de esta ciudad al hacer la integración de todos los factores de la información que componen la Supply Chain Management (SCM).  De igual forma en el texto se muestra como aspectos de E-Logistics pueden ayudar a mejorar dificultades encontradas dentro de la logística ya que E-Logistics permite que haya un buen flujo de información de forma constante. 

Con este texto se deja claro que el mundo hoy en día es muy “pequeño” si se ve desde una perspectiva “E” gracias a la globalización tan acelerada que ha estado ocurriendo. De esta forma las empresas de hoy en día deben empezar a adaptarse de forma muy veloz a un mercado cada día más exigente el cual evoluciona y se unifica cada vez más, de forma más directa por medio de la tecnología. Para lograr esto se deben implementar estrategias comerciales que ayuden a cumplir con cada uno de los requerimientos de un mundo globalizado.

En un mercado globalizado en donde la velocidad del flujo de la información es un factor tremendamente importante el texto nos explica como las empresas en Taiwán han logrado hacer reformas y al mismo tiempo evolucionar los enfoques que tienen hacia los negocios ya que han logrado concentrar todos sus esfuerzos a sus clientes finales. Lo que han hecho estas empresas es desarrollar aplicaciones tecnológicas en la web la cuales permiten una integración y conexión en tiempo real de cada una de las piezas de la Supply Chain, de esta forma logrando un flujo correcto de la información entre ellos y sus clientes. 

En la Figura 1 del texto se ven los pasos metodológicos que se deben tomar dentro de una empresa cuando se va a llevar a cabo una compra,  en este momento cada una de las piezas de la Supply Chain deben estar en sinergia desde el inicio del proceso que sería con el recibimiento de la materia prima hasta que el producto terminado llega exitosamente al consumidor final, idealmente superando las expectativas de éste mismo. Al lograr esto, se refleja la forma acertada que se llevo a cabo el proceso de producción y su logística para llegar al consumidor en buen estado y en el momento indicado.  

Esta figura también expresa que el desarrollo de estrategias E-Business tiene una relación directa con la tecnología y la comunicación de la Supply Chain ya que se ven áreas de una empresa las cuales están involucradas con el desarrollo de un producto o un servicio tales como son las áreas de proveeduría, vendedores, manufactura, mercadeo y diseñadores.

La Figura 2 representa el proceso de compra con el que debe lidiar la empresa en cuanto a las necesidades de sus clientes para poder entregarles el producto final que ellos solicitaron satisfaciendo todos los requerimientos y necesidades especificados. En esta figura se ve claramente como la dirección de las flechas indica como entran a la empresa desde el consumidor lo que significa que todo empieza desde éste ya que el consumidor es el que realiza la orden de compra por ende es el que inicia el proceso.

Con esta figura se ve claramente como Taiwán ha podido fortalecer su cadena de suministros por el lado de la materia prima (Upstream) al igual que por el lado de la demanda (Downstream) gracias al uso adecuado de E-Business y el modelo B2B. Para las empresas que se concentran en el lado del Upstream la mayor prioridad es el abastecimiento y por esto mismo deberían implementar herramientas tales como E-Procurement, E-Logistics, E-Forecast, entre otras. Por el lado de las empresas que se concentran en el Downstream deben usar herramientas tecnológicas tales como CRM, E-Service, E-Financing, E-Sales, entre otras para así poder tener al cliente como prioridad #1. Algo que si se tiene que tener claro al iniciar el proceso de comercialización son los pronósticos tomando muy en cuenta variables tales como la cantidad de materia prima que se necesita para poder producir la cantidad de productos que necesito para así no tener más procesos de los necesarios y posiblemente llegar a tener sobrecostos.

Al tomar en cuenta la Figura 3, se evidencia como lo primero que debe hacer una empresa es un pronóstico (E-Forecast) para así poder listar de forma correcta y definir los diferentes productos que se le van a ofrecer a los clientes finales. Para lograr esto, se debe tener una relación muy estrecha con los proveedores para poder cumplir los requerimientos de materia prima exactos que se necesitan al igual que cumplir con los requerimientos de calidad, que cada día son más exigentes, por parte de los clientes. Otro aspecto que se puede ver es que los proveedores que se encuentran en el Downstream tienen acceso a las compras por medio del sistema de E-Procurement y los consumidores acceden a las ventas a través de E-Sales y el E-Catalog.

Para saber la relación que existe entre la Supply Demand Manufacturing con la Tabla 1  primero se tiene que aclarar lo que son los productos divergentes. Estos productos son dos productos los cuales son diferentes pero que provienen de una misma materia prima tales como la caña de azúcar como materia prima de la cual se pueden hacer productos como azúcar o alcohol. Por otro lado se tiene lo que son los productos convergentes en donde se tiene un producto final específico el cual se creó a partir de diferentes materias primas tales como un automóvil el cual para crearse necesita una gran cantidad de materias primas tales como diferentes plásticos, una gran variedad de metales, vidrio, etc. La relación entre la Supply Demand Manufacturing es que principalmente se conoce todo lo que implica el proceso de logística de manejar de forma correcta toda la red de suministro para así al final poder satisfacer las necesidades.

La diferencia entre los productos convergentes y los divergentes es que los productos divergentes son multifuncionales de los procesamientos en materiales. Esto es gracias a que esta materia es derivable a diferentes requerimientos de materia prima. Un detalle importante para resaltar es el hecho de que dentro de la Supply Demand Manufacturing las empresas que tienen productos divergentes, tienen cierta ventaja en cuanto a que pueden manejar una variedad de diferentes productos los cuales son multifuncionales y a su vez son obtenidos desde una misma materia prima.

Como se observa en la Tabla 1, los procesos internos de la compañía parten desde la articulación de la información de un departamento a otro, en donde esa integración se fundamenta para reemplazar las demandas propias del proceso de fábrica, de esta forma dándole las posibilidades reales de los requerimientos específicos de quien compra al igual de quien fabrica.

La cadena de suministro se debe enfocar en los requerimientos para la venta y la producción de un artículo específico al tener una sincronización y una armonía perfecta entre cada uno de sus eslabones para que de esta forma los clientes finales decidan comprar ese producto ya que satisface completamente sus necesidades.

Para explicar la figura 8 integrando las Tablas 2 y 3, estrategias e-GLM, primero que todo se tiene que tener claro el tipo de producción de una empresa y que tipo de empresa es, para así, de esta forma poder establecer si diverge o si converge, es decir, si tiene un producto que viene de varios tipos de materias primas o si tiene diferentes productos los cuales todos provienen de una misma materia prima. De igual forma se debe saber absolutamente toda la información sobre el inventario del producto en proceso al igual que del inventario del producto terminado para tener un manejo total de las cantidades que se necesitan, los costos de almacenamiento y toda la información que se maneja dentro de estos factores.

Primero se tendrá en cuenta el tipo de producción Make To Stock, el cual haría parte de una industria de tipo divergente, la cual posee de forma continua productos los cuales no tienen todavía una demanda por parte de un cliente completamente concreta. En una empresa de este tipo, los productos que se crean con este sistema no tienen una orden concreta de fabricación, por el contrario de una empresa que cuenta con un sistema Make To Order la cual produce un artículo particular exclusivamente bajo pedido.

Al relacionar estos dos tipos de sistemas de manufactura, los cuales son utilizados por algunas compañías (MTO y MTS), con el E-Business, se ve claramente que el manejo es más difícil ya que estos métodos no poseen espacios físicos en los cuales se le pueden presentar al cliente potencial para que los analice y los observe de forma más directa y tangible. Para que ambos sistemas sean completamente efectivos y exitosos, se le debe dar un manejo adecuado a los flujos de información (Materia Prima, Materiales, Entrega, etc…) para así de esta forma controlar los posibles contra tiempos que surjan y poder entregarle el producto terminado al cliente de mejor forma.

El hacer un pronóstico es completamente indispensable para evitar errores o desaciertos en los diferentes flujos, ya sean de producción o de otros procesos, con el propósito de identificar cuantitativamente los efectos de E-Forecast, de tal forma que se eviten acumulaciones o pérdidas de Materias Primas. Un mal indeseado que siempre se podrá presentar sería inventariar de forma equivocada la Materia Prima o hacer un mal diagnóstico en función de las ventas. Esto de cierta forma se puede predecir al hacer un análisis cuantitativo y cualitativo lo que siempre proporciona una ventaja para cualquiera de los objetivos que se buscan alcanzar.

Cuando las organizaciones hacen un diagnóstico de ventas de forma correcta ya tienen los servicios o los productos que ofrecen permanentemente para ofrecerlos al cliente donde este personaje conoce con anterioridad lo que va a comprar o consumir. Esto resalta de forma positiva la Supply Chain después de los convenios que se establecieron entre los proveedores y los consumidores al igual que resalta positivamente todo el proceso logístico que se desarrollo dentro de los procesos de producción, entrega del producto terminado definido por el tipo y la política de la industria.

Por otro lado, en el caso de Make to Order, este hace referencia a un sistema de manufactura que tiene un sistema de producción único y exclusivamente bajo pedido lo cual indica que el proceso de cierta forma se activa gracias a la petición de un producto en relación a las necesidades del cliente, lo cual empieza todo el proceso de la cadena de suministro y todos los integrantes que la componen para así de esta forma entregarle el producto terminado al cliente tal como lo requiere.

Para contrastar la Entrada 4, la Webconference, con el artículo de Taiwán primero hay que tomar en cuenta que la entrada hace una comparación entre la logística tradicional con la E-Logistic. Al observar esto podemos ver claramente que cada una de estas tienen sus pros y sus contras pero que si se tiene una empresa que maneje efectivamente ambos casos y cada uno de los aspectos logísticos que las componen para entregarle al cliente final un producto terminado con las características especificas que solicitó, en el tiempo que lo solicitó, se podrá cumplir el objetivo principal que es el satisfacer las necesidades de los clientes. Ya que cada proceso dentro de una empresa es diferente y también depende de que tipo de industria y el tipo de producto que esta maneja no se puede decir con total certeza cual de estas dos es la mejor alternativa con respectos a los costos.

La comercialización electrónica hoy en día es un punto de partida completamente nuevo para la apertura económica ya que los avances tecnológicos proporcionan una nueva posibilidad de vender lo que sea sin tener límites para hacerlo. Este gran cambio en la forma de comercializar es en donde empieza la E-Logistics en cuanto a el alcance casi ilimitado de la red de distribución, la reducción de los tiempos de entrega prometidos, los diferentes costos de servicio. Todo esto es aceptado plenamente por las empresas de Taiwán ya que lo ponen en práctica en la actualidad y han visto en el E-Commerce la forma de expandirse comercialmente.

En conclusión, esta nueva forma de vender y comercializar tanto productos como servicios permite romper y hasta eliminar ciertas barreras y limitaciones que antes se veían mucho más presentes en las empresas, específicamente en las áreas de logística, distribución y cualquier área que busca relacionarse directamente con el cliente y el consumidor final.

En la logística se debe buscar la completa sincronía y armonía entre los diferentes procesos y eslabones dentro de una organización para poder entregarle al cliente todo lo que requiere y en el tiempo que lo requiere para así lograr lo que todas las empresas deben de buscar: la satisfacción del cliente.

Actividad 1: Logística E Internet. ¿Qué es?